Entre entreprises belges, la facture PDF envoyée par e-mail ne suffit plus. Depuis 2026, la facturation Peppol devient la norme des échanges B2B entre assujettis, avec des documents structurés que le logiciel du client lit directement. Chez Espero-Soft, nous avons intégré l'envoi et la réception via Dokapi, un Access Point certifié opéré en Belgique. Voici ce que cela change pour votre entreprise, et comment l'activer.
Ce que la facturation Peppol change concrètement
Le réseau ne se résume pas à un canal d'e-mails avec pièce jointe. Il relie des Access Points certifiés, et chaque participant y possède un identifiant, basé en Belgique sur son numéro d'entreprise (BCE). Les documents circulent au format structuré UBL 2.1, signés et horodatés. Ainsi, votre client ne retape plus une pièce jointe : il reçoit des données qui s'injectent directement dans son logiciel comptable.
Pour beaucoup de PME, un protocole d'échange normalisé s'impose pour la première fois. Les autorités belges proposent d'ailleurs Hermes, une plateforme gratuite pour envoyer ou consulter des factures, utile pour quelques documents saisis à la main. Pour les factures adressées aux pouvoirs publics, la plateforme Mercurius s'appuie elle aussi sur le réseau. Pourtant, une solution intégrée à votre outil de gestion évite les doubles saisies et automatise le suivi.
Envoi : une simple case à cocher
Sur chaque facture de vente finalisée, un bouton « Envoyer via Peppol » apparaît dès que le client figure dans l'annuaire du réseau. Derrière ce bouton, nous générons l'UBL conforme et le transmettons à Dokapi, qui l'achemine vers l'Access Point du destinataire. L'accusé de réception rejoint ensuite la facture. Si le réseau reste indisponible, notre système retente automatiquement l'envoi, sans intervention de votre part.
Réception : la vraie surprise
La partie la plus impressionnante de la facturation Peppol reste la réception. Chaque document entrant arrive dans Espero-Soft sous forme de facture d'achat préremplie : fournisseur rapproché grâce à son numéro d'entreprise, lignes de TVA extraites, totaux contrôlés. Il vous reste à valider, ou à corriger si vous souhaitez enrichir les informations. Fini la ressaisie depuis un PDF, et fini les erreurs de montant.
Une page d'administration pour relire et rejouer
Nous avons également livré une page dédiée qui liste tous les documents entrants, leur statut de traitement et les éventuelles erreurs. Un bouton « Rejouer » relance l'ingestion d'un document si quelque chose a mal tourné. Tout reste auditable et reproductible, ce qui simplifie aussi le travail de votre comptable.
Sécurité et traçabilité de la facturation Peppol
Chaque document entrant ou sortant conserve :
- son identifiant unique (UUID) ;
- l'empreinte (hash) du fichier UBL original ;
- l'horodatage d'émission et de réception ;
- la signature de l'Access Point de Dokapi.
En cas de contrôle, vous reconstituez l'historique à la minute près. Pensez aussi à l'archivage : la législation belge impose de conserver vos factures pendant plusieurs années, dans leur format électronique d'origine.
Pourquoi Dokapi ?
Dokapi est un Access Point certifié, opéré en Belgique. Deux raisons ont guidé notre choix pour la facturation Peppol de nos clients. D'abord, la souveraineté des données : les documents ne quittent pas l'Union européenne. Ensuite, la disponibilité du support : nous disposons d'un interlocuteur technique pour les cas complexes.
Préparer votre entreprise à la facturation Peppol
- Vérifiez vos données : numéro d'entreprise, adresse et coordonnées bancaires exacts sur vos fiches clients et fournisseurs.
- Informez vos clients que vos factures arriveront désormais par le réseau.
- Adaptez vos processus internes : qui valide les factures d'achat, et dans quel délai ?
- Parlez-en à votre comptable, afin d'aligner la réception des documents avec son propre logiciel.
Les erreurs fréquentes au démarrage
- Continuer à envoyer un PDF par e-mail à un client déjà joignable sur le réseau.
- Laisser des numéros d'entreprise incomplets ou erronés dans vos fiches, ce qui fait échouer l'identification.
- Oublier de vérifier la présence de votre propre entreprise dans l'annuaire.
- Valider une facture d'achat reçue sans contrôler les lignes de TVA extraites.
- Négliger les documents entrants : un document en erreur demande une action rapide.
Activer la facturation Peppol sur votre compte
L'activation prend quelques minutes. Entrez votre numéro d'entreprise (BCE/KBO) dans les paramètres, acceptez les conditions d'enregistrement via Dokapi, puis vérifiez votre publication dans l'annuaire. Dès cet instant, vos factures sortantes partent par le réseau et les factures entrantes alimentent votre journal d'achats. Vous souhaitez connecter ce flux à d'autres outils ? Découvrez nos services de transformation digitale ou échangeons sur votre projet.
