Le contrat, grand oublié des outils commerciaux
Le contrat, c'est l'artefact qui manque à presque tous les CRM et logiciels de facturation. On rédige dans Word, on exporte en PDF, on envoie par e-mail, on relance manuellement, on archive sur le NAS. Chaque étape est une occasion de perdre une version ou un signataire.
Nous avons décidé de traiter le contrat comme un vrai objet produit.
Des templates qui vivent
Un contrat commence presque toujours par un template : NDA, mandat, CGV spécifiques, convention de partenariat. Dans Espero-Soft, les templates sont des objets de première classe, réutilisables, versionnés et multilingues. Vous les modifiez une fois, chaque contrat futur bénéficie de la mise à jour.
Les variables (nom du client, numéro d'entreprise, montant, date) s'injectent automatiquement depuis la fiche client et le devis.
L'éditeur TipTap
Nous avons choisi TipTap comme éditeur WYSIWYG. Il produit un HTML propre, il supporte les extensions (tableaux, listes imbriquées, code, citations) et il est suffisamment rapide pour qu'un contrat de trente pages reste fluide à l'écran. L'historique est sauvegardé à chaque modification.
Le rendu PDF
Quand vous cliquez sur « Générer », le contrat est transformé en PDF via un moteur de rendu qui respecte la mise en page : en-tête avec logo, pied de page avec pagination, mentions légales, bloc signature en fin de document. Le PDF est stocké de manière immuable (hash) pour garantir l'intégrité à la signature.
Signature et relances
Le signataire reçoit un e-mail dans sa langue (FR / NL / EN) avec un lien unique. Tant qu'il n'a pas signé, nos relances automatiques partent à J+3 et J+7 — configurables par template. Une fois signé, le PDF est renvoyé à l'émetteur et au signataire, et archivé.
Un endpoint permet également de renvoyer manuellement le PDF signé à un client qui l'aurait égaré.
Permissions et rôles
Un contrat, ça implique des validations internes avant envoi :
- Lecteur — peut voir mais pas modifier.
- Rédacteur — peut modifier et sauvegarder.
- Validateur — peut marquer « prêt à envoyer ».
- Émetteur — peut déclencher l'envoi au signataire.
Cas d'usage
- NDA pour prospects — template standard, envoi en un clic dès le premier call.
- Mandats — pour les indépendants qui font signer avant de démarrer une prestation.
- CGV spécifiques — pour les clients qui veulent négocier des clauses particulières.
- Conventions de partenariat — dans notre propre programme de parrainage.
Et ensuite ?
La prochaine brique : signature qualifiée eIDAS (itsme en Belgique, certificats qualifiés à travers l'UE). La signature simple actuelle couvre déjà la plupart des usages B2B, mais nous voulons offrir le niveau supérieur pour les secteurs régulés.
