Btw raakt elke factuur die uw kmo uitschrijft of ontvangt. In België controleert u het nummer van de klant, past u het juiste tarief toe, voegt u de juiste wettelijke vermelding toe en regelt u bij verkoop aan andere Europese bedrijven de verlegging van heffing. Eén fout kost al snel tijd, of zelfs een correctie bij de administratie.
De basis van de btw voor een Belgisch bedrijf
In België bedraagt het normale tarief voor btw 21 %, met verlaagde tarieven van 12 % en 6 % voor bepaalde goederen en diensten. Uw btw-nummer is uw ondernemingsnummer in de KBO, voorafgegaan door BE. Afhankelijk van uw situatie dient u daarna een maandelijkse of driemaandelijkse aangifte in via Intervat, het platform van de FOD Financiën. Bovendien krijgt elke factuur een doorlopende nummering en de verplichte vermeldingen. Zelfstandigen met een beperkte omzet kunnen soms de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen gebruiken; uw boekhouder zegt u of die voor u geldt.
Verkoop over de grens voegt een laag toe. Factureert u een bedrijf in een andere lidstaat met een geldig btw-nummer, dan geldt de verleggingsregeling (reverse charge): de factuur vermeldt 0 % btw en een reglementaire vermelding, terwijl de klant de btw in zijn eigen land aangeeft. Elk kwartaal dient u vervolgens de intracommunautaire opgave in, het formulier 723. Bewaar een bewijs dat het nummer van de klant geldig was op de factuurdatum, want de verlegging hangt daarvan af.
De vaakste fouten met btw en hoe u ze vermijdt
De eerste fout is een intracommunautaire factuur afsluiten zonder het btw-nummer van de klant te controleren. Daarna volgen vergeten vermeldingen, verkeerd toegepaste tarieven en onderbroken nummering. Veel bedrijven stellen de listing 723 bovendien met de hand samen, met risico op vergetelheden. Software die nummers valideert, onvolledige facturen blokkeert en exports voorbereidt, beschermt u dus beter dan een Excel-bestand wanneer het om btw gaat. Een regelmatige controle van uw klantgegevens voorkomt verrassingen aan het einde van het kwartaal.
Denk ook aan e-facturatie. Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische bedrijven hun B2B-facturen in gestructureerde vorm uitwisselen via het Peppol-netwerk. Uw facturatietool beheert dus best tegelijk btw, creditnota's en verzending via Peppol, zonder dubbele invoer. Meertalige vermeldingen op uw pdf's helpen buitenlandse klanten bovendien om elke factuur te begrijpen. Gestructureerde gegevens beperken ook tikfouten aan beide kanten.
Ons artikel over btw en wanneer u ons inschakelt
Ons artikel over de Belgische facturatiemodule toont hoe u intracommunautaire btw automatiseert: validatie van elk nummer voordat de regeling geldt, blokkade van facturen zonder geldig nummer, aanmaak van de listing 723 per klant en per periode, en beheer van aankoopfacturen, creditnota's en offertes die u omzet in facturen. Het toont ook de beschikbare formules volgens het aantal facturen per maand. U leest er ook hoe een factuur in ontwerp blijft zolang een nummer niet herkend is.
Schakel een professional in als u die controles in uw eigen software, CRM of webshop wilt inbouwen. Het team van Espero-Soft ontwikkelt webplatformen en tools op maat voor Belgische bedrijven. Uw boekhouder blijft wel het aanspreekpunt om de fiscale behandeling van elke verrichting te valideren. Verzamel vóór een project enkele voorbeeldfacturen en uw huidige exportbestanden.
