Een conforme factuur opstellen in België vraagt verschillende controles tegelijk. Grensoverschrijdende verkoop maakt het nog complexer: bij een zakelijke klant in een andere EU-lidstaat geldt vaak de btw-verlegging. Klantnummer, toepasselijke regeling, wettelijke vermelding, nummering en periodieke listing moeten allemaal kloppen. Eén vergissing volstaat om een aangifte scheef te trekken. Onze facturatiemodule automatiseert die controles, zodat uw team zich op klanten kan richten in plaats van op vinkjes.
Vijf controles achter elke factuur
Elke factuur moet een precieze reeks gegevens bevatten. Steunen die controles op manueel nalezen, dan glipt er vroeg of laat een fout door. En net die fout kost vaak het meest om recht te zetten. Dit controleert de module voor u:
- Het identificatienummer van de klant: formaat, plausibiliteit en overeenstemming met het land.
- Het toepasselijke tarief: normaal tarief, verlaagd tarief of 0%, afhankelijk van de verrichting.
- De wettelijke vermelding die bij de regeling past, in de taal van de factuur.
- Doorlopende nummering, zonder gaten of dubbels.
- De intracommunautaire listing voor de betrokken verrichtingen.
Btw-verlegging zonder nadenken
Maakt u een klant aan uit een andere lidstaat met een geldig btw-nummer, dan past onze engine automatisch de btw-verlegging toe op de facturen die ervoor in aanmerking komen. De klant voldoet de btw dan in zijn eigen land. De module voegt de wettelijke vermelding toe aan de pdf, regel per regel, in de taal van de factuur. Geen vergeten vinkje meer, geen dubbele controle op het einde van de maand.
Achter de schermen valideert onze dienst elk nummer (normalisatie, formaat, plausibiliteit) voor hij de btw-verlegging toestaat. Zolang het nummer onbekend blijft, blijft de factuur een concept. Voor een extra controle kunt u een buitenlands btw-nummer ook nagaan in VIES, het systeem van de Europese Commissie.
Een harde blokkering voor het finaliseren
Een factuur finaliseren is een engagement: het document krijgt een plaats in de wettelijke nummering en kan niet meer veranderen. Daarom voegden we een duidelijke vergrendeling toe. Een factuur met btw-verlegging finaliseren zonder geldig btw-nummer op de klantenfiche lukt niet. De foutmelding toont precies wat ontbreekt, en een snelkoppeling brengt u meteen naar de fiche die u moet aanvullen.
De intracommunautaire listing (formulier 723) in één klik
Ondernemingen met intracommunautaire verrichtingen dienen periodiek een opgave in, de listing 723, via Intervat. De frequentie hangt af van uw situatie: maandelijks of per kwartaal. Onze tool genereert het bestand in het juiste formaat, gegroepeerd per klant en per periode. Elke factuur met btw-verlegging draagt al de nodige markering, dus niemand hoeft ze nog met de hand te verzamelen. Een laattijdige of foutieve indiening kan tot administratieve boetes leiden, dus een correct bestand beschermt uw onderneming.
Aankoopfacturen, creditnota's en offertes
De module beheert ook aankoopfacturen, manueel ingevoerd of ontvangen via Peppol, net als creditnota's en offertes die u omzet in facturen. De pdf kreeg een heldere opmaak: verzorgde koptekst, gestructureerd btw-blok, meertalige vermeldingen en een voettekst met uw SEPA-bankgegevens. Sinds 2026 verlopen B2B-facturen tussen Belgische ondernemingen via Peppol. Uw aankopen in hetzelfde programma ontvangen bespaart u dus dubbel typwerk.
Formules en quota
- Starter: 5 facturen per maand, voor zelfstandigen die net beginnen.
- Pro: 50 facturen per maand, voor groeiende micro-ondernemingen en kmo's.
- Enterprise: onbeperkt volume, met meerdere gebruikers en voorrangssupport.
De teller begint elke maand opnieuw en blijft in real time zichtbaar op uw dashboard. Offertes en creditnota's tellen niet mee voor uw quotum.
Veelgemaakte fouten bij btw-verlegging
- Een buitenlandse klant factureren zonder zijn btw-nummer te controleren.
- De vermelding van de verlegging vergeten, of ze in de verkeerde taal schrijven.
- Btw-verlegging toepassen op een particulier, terwijl die regeling enkel voor btw-plichtigen geldt.
- Goederen en diensten door elkaar halen: de wettelijke vermelding verschilt naargelang de verrichting.
- Een gefinaliseerde factuur aanpassen in plaats van een creditnota uit te reiken.
- Een onvolledige listing 723 indienen omdat sommige facturen geen markering hebben.
Aan de slag
Activeer de module via het tabblad ‘Facturatie’ in uw Espero-Soft-omgeving. Importeer daarna uw klanten (CSV of API), controleer hun btw-nummers in één klik en publiceer binnen enkele minuten uw eerste factuur. Bestaande gebruikers behouden hun nummering: wij sluiten gewoon aan op hun huidige reeks. Zoekt u maatwerk rond uw boekhoudkundige stromen? Bekijk onze IT-ontwikkeling op maat of neem contact op met ons team.
