Facturatie: juiste, conforme en tijdig betaalde facturen
Facturatie raakt tegelijk aan uw cashflow, uw boekhouding en uw fiscale verplichtingen. Voor een Belgische kmo voorkomt zorgvuldige facturatie afwijzingen, correcties en laattijdige betalingen. Deze pagina zet de belangrijkste regels, de bijzondere btw-gevallen en de tools die het werk vereenvoudigen op een rij. Ze legt ook uit wanneer externe hulp loont.
De basis van correcte facturatie voor Belgische kmo's
Elke factuur bevat verplichte vermeldingen. Daartoe behoren de datum en een uniek nummer binnen een doorlopende reeks. Het document vermeldt ook de identiteit van leverancier en klant, hun btw-nummers, een omschrijving van de goederen of diensten, de toegepaste btw en het te betalen totaal. Vermeld ook duidelijk de betalingstermijn. Een uitgereikte factuur past u niet meer aan: maak bij een fout een creditnota en daarna een nieuw document. Bewaar uw facturen tot slot overzichtelijk, voor uw boekhouder en bij een controle.
Verkopen aan bedrijven in andere EU-landen vallen vaak onder de verleggingsregeling: u factureert zonder Belgische btw en de klant geeft de btw aan in zijn eigen land. Controleer dan zijn btw-nummer in het Europese VIES-systeem en voeg de juiste vermelding toe op uw facturen. Die handelingen komen vervolgens in de intracommunautaire opgave, formulier 723. Voor verkopen aan consumenten in andere landen gelden andere regels, dus informeer u vooraf.
E-facturen via Peppol en tools die tijd besparen
In België verloopt de uitwisseling van gestructureerde elektronische facturen tussen bedrijven via het Peppol-netwerk. Een pdf per e-mail volstaat dus niet meer voor die uitwisselingen. Een compatibele tool verstuurt en ontvangt facturen automatisch, wat invoerwerk beperkt en de verwerking versnelt. Uw klanten ontvangen hun facturen bovendien sneller. Denk ook aan automatische herinneringen en het koppelen van betalingen, die de opvolging van uw cashflow vereenvoudigen. Kies een tool die uw gegevens vlot naar uw boekhouder exporteert.
Veelgemaakte fouten kosten tijd: een verkeerd btw-nummer van de klant, een vergeten vermelding van verlegging, facturen buiten de nummering of een verkeerd adres. Een goede tool blokkeert die fouten voor de verzending. Laat uw instellingen bij de opstart ook door uw boekhouder valideren. Een maandelijkse controle van onbetaalde facturen vult die aanpak goed aan. Deel die lijst met wie de opvolging van betalingen beheert.
Onze artikels over facturatie en onze begeleiding
Onze artikels stellen twee concrete tools voor. Het eerste beschrijft een Belgische facturatiemodule die de intracommunautaire verlegging automatiseert, formulier 723 exporteert en een factuur zonder geldig btw-nummer blokkeert. Het tweede legt uit hoe u Peppol-facturen automatisch verstuurt en ontvangt via Dokapi, geïntegreerd in de omgeving van Espero-Soft. Samen tonen ze hoe software repetitieve controles overneemt. Lees ze voor u een tool kiest of vervangt.
Schakel een professional in wanneer uw facturatie moet samenwerken met uw website, webshop of beheertools. Bij Espero-Soft integreren we die functies in uw platformen, rekening houdend met de Belgische regels. We lichten elke instelling toe zonder technisch jargon en blijven beschikbaar na de ingebruikname. Voor fiscale vragen blijft uw boekhouder het aanspreekpunt. Zo blijft uw facturatie beheersbaar, ook wanneer uw activiteit groeit.
