Tussen Belgische ondernemingen volstaat een pdf-factuur per e-mail niet langer. Sinds 2026 is Peppol-facturatie de norm voor B2B-uitwisselingen tussen btw-plichtigen, met gestructureerde documenten die de software van de klant rechtstreeks inleest. Bij Espero-Soft bouwden wij verzenden en ontvangen in via Dokapi, een gecertificeerd Access Point dat in België actief is. Dit verandert er voor uw onderneming, en zo activeert u het.
Wat Peppol-facturatie concreet verandert
Het Peppol-netwerk is veel meer dan een e-mailkanaal met een bijlage. Het verbindt gecertificeerde Access Points, en elke deelnemer heeft er een identificatie, in België gebaseerd op het ondernemingsnummer (KBO). Documenten reizen in het gestructureerde UBL 2.1-formaat, ondertekend en voorzien van een tijdstempel. Uw klant hoeft dus geen bijlage meer over te typen: hij ontvangt gegevens die meteen in zijn boekhoudsoftware terechtkomen.
Voor veel kmo's is dit de eerste keer dat een gestandaardiseerd uitwisselingsprotocol verplicht wordt. De Belgische overheid biedt trouwens Hermes aan, een gratis platform om facturen te verzenden of te raadplegen, handig voor een paar documenten die u met de hand invoert. Voor facturen aan overheidsdiensten steunt het Mercurius-platform op hetzelfde netwerk. Een oplossing die in uw beheertool zit, vermijdt echter dubbele invoer en automatiseert de opvolging.
Verzenden: één vinkje
Op elke gefinaliseerde verkoopfactuur verschijnt een knop ‘Verzenden via Peppol’ zodra de klant in de netwerkdirectory staat. Achter die knop genereren wij de conforme UBL en geven we die door aan Dokapi, dat hem naar het Access Point van de ontvanger stuurt. De ontvangstbevestiging komt daarna bij de factuur terecht. Is het netwerk tijdelijk onbereikbaar, dan probeert ons systeem het automatisch opnieuw, zonder dat u iets hoeft te doen.
Ontvangen: de echte verrassing
Het indrukwekkendste deel van Peppol-facturatie is de ontvangst. Elk inkomend document komt in Espero-Soft binnen als vooraf ingevulde aankoopfactuur: leverancier gekoppeld via het ondernemingsnummer, btw-regels uitgelezen, totalen gecontroleerd. U hoeft alleen nog te valideren, of aan te passen als u gegevens wilt aanvullen. Gedaan met overtypen uit een pdf, en gedaan met foute bedragen.
Een beheerpagina om na te lezen en opnieuw te verwerken
We leverden ook een aparte pagina die alle inkomende documenten toont, met hun verwerkingsstatus en eventuele fouten. Met een knop ‘Opnieuw verwerken’ start u de inlezing van een document opnieuw als er iets misliep. Alles blijft controleerbaar en reproduceerbaar, wat ook het werk van uw boekhouder vereenvoudigt.
Beveiliging en traceerbaarheid van Peppol-facturatie
Elk inkomend of uitgaand document bewaart:
- zijn unieke identificatie (UUID);
- de hash van het originele UBL-bestand;
- het tijdstip van verzending en ontvangst;
- de handtekening van het Access Point van Dokapi.
Bij een controle reconstrueert u de geschiedenis tot op de minuut. Denk ook aan archivering: de Belgische wetgeving verplicht u om facturen meerdere jaren te bewaren, in hun oorspronkelijke elektronische formaat.
Waarom Dokapi?
Dokapi is een gecertificeerd Access Point dat in België actief is. Twee redenen bepaalden onze keuze voor de Peppol-facturatie van onze klanten. Ten eerste datasoevereiniteit: de documenten verlaten de Europese Unie niet. Ten tweede beschikbare support: we hebben een technisch aanspreekpunt voor complexe gevallen.
Uw onderneming voorbereiden op Peppol-facturatie
- Controleer uw gegevens: correcte ondernemingsnummers, adressen en bankgegevens in uw klanten- en leveranciersfiches.
- Informeer uw klanten dat uw facturen voortaan via het netwerk binnenkomen.
- Pas uw interne processen aan: wie keurt aankoopfacturen goed, en binnen welke termijn?
- Overleg met uw boekhouder, zodat de ontvangst van documenten aansluit op zijn eigen software.
Veelgemaakte fouten bij de start
- Een pdf blijven mailen naar een klant die al facturen via het netwerk kan ontvangen.
- Onvolledige of foute ondernemingsnummers in uw fiches laten staan, waardoor de identificatie mislukt.
- Vergeten na te gaan of de directory uw eigen onderneming vermeldt.
- Een ontvangen aankoopfactuur goedkeuren zonder de uitgelezen btw-regels te controleren.
- Inkomende documenten verwaarlozen: een document met een fout vraagt snelle actie.
Peppol-facturatie activeren op uw account
De activering duurt enkele minuten. Vul uw ondernemingsnummer (KBO/BCE) in bij de instellingen, aanvaard de registratievoorwaarden via Dokapi en controleer daarna of de directory uw onderneming vermeldt. Vanaf dan vertrekken uw uitgaande facturen via het netwerk en komen inkomende facturen in uw aankoopdagboek terecht. Wilt u deze stroom koppelen aan andere tools? Ontdek onze diensten voor digitale transformatie of bespreek uw project met ons.
