Peppol-netwerk: zo stapt uw kmo over op e-facturatie
Sinds 2026 verlopen B2B-facturen tussen btw-plichtige ondernemingen in België standaard via het Peppol-netwerk, als gestructureerde gegevens. Voor een kmo verandert het Peppol-netwerk hoe u facturen verstuurt, ontvangt en controleert. Zo werkt het netwerk en zo bereidt u zich stap voor stap voor. We sommen ook de vaakste fouten op en tonen wanneer externe hulp loont.
Zo werkt het Peppol-netwerk
Het Peppol-netwerk verbindt gecertificeerde toegangspunten, de zogenaamde Access Points. Uw software stuurt de factuur naar uw toegangspunt, dat ze doorgeeft aan het toegangspunt van uw klant en vervolgens aan diens software. Elke deelnemer identificeert zich met zijn ondernemingsnummer. De factuur reist in UBL-formaat, als machineleesbare gegevens, en niet als pdf in bijlage van een e-mail. Alle deelnemers volgen dezelfde regels, wat de uitwisseling betrouwbaar maakt. Een pdf per e-mail volstaat tussen bedrijven dus niet meer.
In de praktijk tikt uw klant niets meer over: de factuur stroomt meteen in zijn boekhouding. Zelf ontvangt u vooraf ingevulde aankoopfacturen, met btw-lijnen en totalen die al gecontroleerd zijn. Minder invoerwerk betekent minder fouten en een snellere verwerking van betalingen. Uw boekhouder wint bovendien tijd bij de afsluiting. Discussies over bedragen worden ook zeldzamer. Elk document krijgt daarnaast een tijdstempel en een unieke identificatie.
Aansluiten op het Peppol-netwerk: de stappen voor een kmo
Controleer eerst of uw facturatiesoftware Peppol ondersteunt, rechtstreeks of via een partner. Registreer uw onderneming daarna bij een toegangspunt en kijk na of ze in de gids van het netwerk staat. Werk ook de ondernemingsnummers van uw klanten en leveranciers bij, want die dienen als adres op het Peppol-netwerk. Een onvolledige klantenfiche blokkeert immers het verzenden. Houd die lijst bij telkens u een klant toevoegt. Kijk ook na of uw eigen gegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen kloppen.
Test het verzenden en ontvangen met enkele partners voor u alles omschakelt. Leid ten slotte de persoon op die de boekhouding beheert: die moet ontvangstbevestigingen opvolgen en een weigering kunnen afhandelen. Bewaar uw facturen, elektronisch of op papier, bovendien gedurende de wettelijke termijn. Voor de gedetailleerde regels raadpleegt u de informatie van de FOD Financiën. Voorzie ook een procedure voor klanten die nog niet op het netwerk zitten. Plan de overstap bij voorkeur buiten een drukke periode.
Ons artikel over het Peppol-netwerk en de hulp van een specialist
Ons artikel over Peppol en Dokapi stelt een kant-en-klare integratie met het Peppol-netwerk voor: verzenden met één klik vanaf een afgewerkte factuur, automatische ontvangst als vooraf ingevulde aankoopfactuur en een beheerpagina om een document na te lezen of opnieuw te verwerken. Het legt ook de bewaarde audittrail per uitwisseling uit en hoe u de dienst in enkele stappen activeert. U ziet er ook waarom de keuze van het toegangspunt telt voor gegevenssoevereiniteit en ondersteuning.
Schakel een specialist in als uw facturatie op eigen software, een ouder ERP of meerdere vennootschappen steunt. Espero-Soft sluit zijn facturatieoplossingen via Dokapi, een gecertificeerd toegangspunt dat in België draait, aan op het Peppol-netwerk. We helpen u ook klantgegevens te migreren en de eerste uitwisselingen te testen, zodat uw facturatie tijdens de overstap nooit stilvalt. Peppol wordt zo een tijdwinst in plaats van een verplichting.
