Elektronische facturatie: vlot overstappen op gestructureerde facturen
Elektronische facturatie betekent dat software gestructureerde facturen uitwisselt, zonder papier of pdf's die iemand opnieuw moet intypen. In België verloopt elektronische facturatie tussen bedrijven via het Peppol-netwerk. Deze pagina legt uit wat er voor uw kmo verandert, hoe u zich voorbereidt en welke oplossingen er zijn.
Elektronische facturatie en Peppol: wat verandert er voor Belgische bedrijven
Een elektronische factuur in de zin van de Belgische verplichting is meer dan een pdf in een e-mail. Het gaat om een gestructureerd bestand dat de software van de ontvanger rechtstreeks kan lezen. Het Peppol-netwerk verzorgt die uitwisseling: elk bedrijf maakt verbinding via een toegangspunt, een zogenaamd Access Point, dat de facturen doorstuurt naar andere deelnemers. Uw ondernemingsnummer dient als identificatie. Het formaat volgt een gemeenschappelijke Europese norm, zodat u ook facturen kunt uitwisselen met partners in andere landen die op Peppol aangesloten zijn.
Voor een kmo levert elektronische facturatie concrete voordelen op: minder invoerwerk, minder fouten en een eenvoudigere opvolging van betalingen. Ze vraagt ook enkele aanpassingen. Uw factuursoftware moet via Peppol kunnen verzenden en ontvangen, uw klantgegevens moeten actueel blijven en uw team moet de nieuwe werkwijze voor inkomende facturen kennen. Laat uw klanten en leveranciers ook weten dat u voortaan via Peppol werkt. Maak van de overstap gebruik om uw klantenbestand op te schonen.
Stappen naar geslaagde elektronische facturatie zonder onderbreking
Controleer eerst of uw huidige software Peppol ondersteunt of dat u moet overstappen. Noteer voor u een tool kiest hoeveel facturen u per maand verstuurt en ontvangt. Zorg daarna dat uw bedrijf op het netwerk vindbaar is om facturen te ontvangen. Test het verzenden en ontvangen met enkele partners voor u alles omschakelt. Pas tot slot uw interne processen aan: goedkeuring van inkomende facturen, archivering en de koppeling met uw boekhouder. Wijs één persoon aan die alles opvolgt, zeker in de eerste weken.
Veelgemaakte fouten zijn makkelijk te vermijden. Sommige bedrijven blijven pdf's versturen en denken dat ze in regel zijn. Andere vergeten de ondernemings- en btw-nummers van hun klanten te controleren, wat het verzenden kan blokkeren. Voor zeer kleine bedrijven biedt de FOD Financiën bovendien Hermes aan, een gratis oplossing om facturen via Peppol te versturen. Controleer tot slot of uw software verzonden en ontvangen facturen toegankelijk bewaart. Een korte interne handleiding helpt nieuwe collega's.
Onze artikels over elektronische facturatie en onze begeleiding
Ons artikel over Peppol en Dokapi toont hoe u Peppol-facturen automatisch verstuurt en ontvangt via Dokapi. De oplossing speelt in op de Belgische B2B-verplichting en zit native in de omgeving van Espero-Soft. U ziet er hoe volledig geautomatiseerde elektronische facturatie er in de praktijk uitziet, van verzending tot de verwerking van inkomende facturen. Dat voorbeeld helpt u de tijdwinst bij invoer en klassement in te schatten.
Schakel een professional in als uw software Peppol niet ondersteunt of als u uw facturen met andere tools wilt koppelen. Bij Espero-Soft integreren we elektronische facturatie in uw platformen en processen, van de configuratie tot de eerste tests. We leggen elke stap uit in duidelijke taal, zonder technisch jargon. Na de ingebruikname blijven we beschikbaar om uw instellingen bij te sturen. Voor fiscale vragen blijft uw boekhouder het aanspreekpunt.
Onze artikels over elektronische facturatie en Peppol
