Opstellen in Word, exporteren naar pdf, versturen per e-mail, handmatig herinneren, archiveren op een server: bij elke stap raakt u een versie of een ondertekenaar kwijt. Daarom hebben wij elektronische contracten in het hart van de Espero-Soft-software ingebouwd, als volwaardige productfunctie. Sjablonen, editor, pdf, ondertekening en herinneringen: zo werkt de module en zo haalt uw kmo er voordeel uit.
Het contract, vergeten door commerciële tools
De meeste CRM- en facturatiepakketten beheren offertes en facturen, maar laten het contract links liggen. Het gevolg: verspreide bestanden, tegenstrijdige versies en vergeten herinneringen. Beheert u elektronische contracten in dezelfde tool als uw klanten en offertes, dan houdt u één samenhangend dossier bij, van het eerste contact tot de handtekening.
Sjablonen die meegroeien
Elektronische contracten vertrekken bijna altijd van een sjabloon: geheimhoudingsovereenkomst (NDA), mandaat, specifieke algemene voorwaarden, partnerschapsovereenkomst. In Espero-Soft zijn die sjablonen volwaardige objecten: herbruikbaar, met versiebeheer en meertalig. U past ze één keer aan en elk toekomstig document profiteert van de update.
Variabelen (naam van de klant, ondernemingsnummer, bedrag, datum) vullen zich automatisch in vanuit de klantfiche en de offerte. Zo vermijdt u overtikfouten, zeker bij het KBO-nummer.
De TipTap-editor
Wij kozen TipTap als visuele editor (WYSIWYG). Hij levert propere HTML, ondersteunt tabellen, geneste lijsten en citaten, en blijft vlot werken, zelfs bij een document van dertig pagina's. De geschiedenis bewaart bovendien elke wijziging. Uw team werkt dus in een vertrouwde omgeving die op een tekstverwerker lijkt, zonder technische kennis.
Een getrouwe, verzegelde pdf
Klikt u op “Genereren”, dan zet een rendering-engine het document om in een pdf die de opmaak respecteert: koptekst met logo, voettekst met paginering, wettelijke vermeldingen en een handtekeningblok onderaan. Het systeem bewaart die pdf daarna onveranderlijk, met een hash die de integriteit op het moment van ondertekening garandeert.
Ondertekening en automatische herinneringen
De ondertekenaar krijgt een e-mail in zijn taal (Nederlands, Frans of Engels) met een unieke link. Voor elektronische contracten die nog op een handtekening wachten, vertrekken automatische herinneringen op dag 3 en dag 7, een schema dat u per sjabloon aanpast. Na ondertekening gaat de pdf naar de verzender en de ondertekenaar, en daarna naar het archief.
Is een klant zijn exemplaar kwijt? U kunt de ondertekende pdf ook handmatig opnieuw versturen.
Rollen om te valideren vóór verzending
Een contract verbindt uw bedrijf en verdient dus een interne goedkeuring vóór verzending. De module voor elektronische contracten voorziet vier rollen:
- Lezer: bekijkt zonder te wijzigen.
- Redacteur: wijzigt en slaat op.
- Validator: markeert het document als “klaar voor verzending”.
- Verzender: stuurt het naar de ondertekenaar.
Toepassingen van elektronische contracten
- NDA voor prospects: een standaardsjabloon, met één klik verstuurd na het eerste gesprek.
- Mandaten: zelfstandigen laten tekenen voordat ze aan een opdracht beginnen.
- Specifieke algemene voorwaarden: voor klanten die over bepaalde clausules onderhandelen.
- Partnerschapsovereenkomsten: wij gebruiken ze zelf in ons referralprogramma.
Elektronische contracten invoeren in uw kmo
Een tool alleen volstaat niet: het succes hangt vooral af van de organisatie. Leg vóór de overstap enkele eenvoudige afspraken vast:
- Begin klein: digitaliseer eerst de twee of drie sjablonen die u het vaakst gebruikt.
- Wijs een verantwoordelijke voor de sjablonen aan, bijvoorbeeld de directie of uw jurist, die elke nieuwe versie goedkeurt.
- Leg de goedkeuringsflow vast: wie stelt op, wie leest na, wie verstuurt.
- Respecteer de AVG: informeer ondertekenaars over de verwerking van hun gegevens en bepaal een bewaartermijn voor ondertekende documenten.
- Test het volledige traject op een interne overeenkomst voordat de eerste klant er een ontvangt.
Hoe bindend zijn elektronische contracten?
De Europese eIDAS-verordening onderscheidt drie niveaus van e-handtekening: gewoon, geavanceerd en gekwalificeerd. Een gewone e-handtekening verliest haar rechtsgevolg niet louter omdat ze digitaal is, en ze volstaat al voor de meeste B2B-toepassingen. Bij een geschil biedt de gekwalificeerde handtekening wel het sterkste bewijs, want ze heeft in de hele Europese Unie hetzelfde rechtsgevolg als een handgeschreven handtekening.
Bovendien vereisen sommige akten een bijzondere vorm, zoals een notariële akte: controleer dat voordat u een gevoelig document digitaliseert.
Wat volgt?
De volgende bouwsteen is de gekwalificeerde eIDAS-handtekening, via itsme in België en gekwalificeerde certificaten in de hele Europese Unie, voor gereguleerde sectoren. Wilt u uw elektronische contracten automatiseren of koppelen aan uw eigen tools? Ontdek onze webplatformen op maat of vertel ons over uw project.
