Met een elektronische handtekening laat u een contract, offerte of mandaat op afstand tekenen, zonder printen of scannen. Voor een Belgische kmo verkort dat de verkoopcyclus en vermindert het heen-en-weer mailen. Kies wel het juiste beveiligingsniveau en een tool die een betrouwbaar spoor bijhoudt. Deze pagina zet de keuzes op een rij.
De drie eIDAS-niveaus van de elektronische handtekening
De Europese eIDAS-verordening onderscheidt drie niveaus. Eerst de gewone elektronische handtekening: een klik of een aangevinkt vakje na identificatie via e-mail, voldoende voor de meeste dagelijkse B2B-toepassingen. Daarna de geavanceerde elektronische handtekening, uniek gekoppeld aan de ondertekenaar en in staat om latere wijzigingen te detecteren. Tot slot steunt de gekwalificeerde elektronische handtekening op een gekwalificeerd certificaat, met dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven exemplaar. In België maakt itsme dat gekwalificeerde niveau onder meer mogelijk.
Het juiste niveau hangt af van het risico. Een NDA voor een prospect of specifieke voorwaarden voor een vaste klant vragen meestal enkel het gewone niveau. Gereglementeerde sectoren of documenten met grote gevolgen rechtvaardigen daarentegen een hoger niveau. Bewaar in elk geval stevig bewijs: tijdstempel, identiteit van de ondertekenaar en een document dat na de elektronische handtekening vastligt. Bepaal dus eerst het vereiste niveau en kies pas daarna een tool.
De elektronische handtekening invoeren in uw bedrijf
Een goede tool stopt niet bij een knop om te tekenen. Hij vertrekt van herbruikbare templates (NDA, mandaat, specifieke voorwaarden, partnerovereenkomst) en vult variabelen automatisch in: klantnaam, ondernemingsnummer, bedrag en datum. Bovendien beheert hij interne rollen, van opsteller tot validator, vóór het document naar de klant gaat. De ondertekenaar krijgt daarna een e-mail in zijn taal, Nederlands, Frans of Engels, met een unieke link. Zo typt niemand dezelfde gegevens twee keer over.
Denk ook aan herinneringen: zonder die berichten blijft een contract weken in een mailbox liggen. Duidelijke herinneringen besparen u ook ongemakkelijke telefoontjes. Zodra beide partijen getekend hebben, stuurt de tool de pdf naar elk van hen en archiveert hij die onveranderlijk, bijvoorbeeld met een hash die de integriteit garandeert. Zorg er ook voor dat uw team elk contract en de historiek ervan vlot terugvindt.
Ons artikel over de elektronische handtekening en wanneer u ons inschakelt
Ons artikel over elektronische contracten beschrijft een volledige flow: geversioneerde meertalige templates, de TipTap-editor, pdf-generatie met header, paginering en een zone om te tekenen, automatische herinneringen op dag 3 en dag 7, en archivering van het ondertekende document. Het toont ook de rechten (lezer, redacteur, validator, verzender) en concrete toepassingen, van een NDA na het eerste gesprek tot een mandaat dat een zelfstandige vóór de start laat tekenen. U leest er ook waarom de pdf na ondertekening onveranderd blijft.
Schakel een professional in als u de elektronische handtekening wilt koppelen aan uw CRM, offertetool of klantenplatform. Het team van Espero-Soft ontwikkelt webplatformen en automatiseringen op maat, zodat uw contracten vertrekken, ondertekend terugkomen en zonder overtypen in uw archief belanden. We helpen u ook om uw templates en goedkeuringsstappen uit te tekenen. Noteer vóór het eerste gesprek welke documenten u het vaakst laat tekenen en wie ze intern goedkeurt.
