Verouderde servers vervangen, back-ups op een externe schijf, geen toegang tot bestanden van thuis uit: veel Belgische kmo's beheren hun IT nog op de oude manier. Clouddiensten veranderen dat. In plaats van hardware te kopen, huurt u servers, opslag en software via het internet en betaalt u wat u verbruikt. Hieronder leest u de concrete voordelen, de valkuilen en de stappen voor een vlotte overstap.
Wat zijn clouddiensten precies?
Met clouddiensten verhuizen uw toepassingen, bestanden en tools van eigen machines naar middelen in de datacenters van een provider. Er bestaan drie grote modellen:
- IaaS (infrastructuur): virtuele servers en opslag, bijvoorbeeld bij Microsoft Azure of AWS.
- PaaS (platform): een kant-en-klare omgeving om uw applicaties en websites te hosten zonder het besturingssysteem te beheren.
- SaaS (software): tools die u rechtstreeks in de browser gebruikt, zoals Microsoft 365, Google Workspace, een CRM of boekhoudsoftware.
De meeste kmo's combineren al verschillende van die modellen, vaak zonder het te beseffen. Ook de hostingvorm verschilt: een gedeelde publieke infrastructuur, een privéomgeving die voor uw bedrijf gereserveerd is, of een hybride aanpak die sommige systemen op locatie houdt. Voor de meeste kmo's volstaat de publieke variant. Een hybride opzet is vooral zinvol voor een productiemachine of oudere software die moeilijk te verhuizen is.
De voordelen voor uw bedrijf
Voorspelbaardere kosten
Geen grote investeringen meer in fysieke servers die u regelmatig moet vervangen. Met een abonnement betaalt u wat u verbruikt en maakt u van een investering een maandelijkse kost. Uw kasstroom ademt en uw IT-budget wordt overzichtelijker.
Capaciteit die meegroeit met uw activiteit
Een piek in bestellingen voor de feestdagen of een marketingcampagne? Met clouddiensten schaalt u de middelen in een paar klikken op en daarna weer af. U hoeft uw infrastructuur dus niet langer “voor het geval dat” te overdimensioneren.
Uw tools overal beschikbaar
Uw teams openen hun bestanden en applicaties op kantoor, thuis of bij een klant. Samenwerken in realtime aan hetzelfde document vervangt bovendien het eindeloze heen en weer van bijlagen.
Beveiliging op professioneel niveau
Grote providers zoals Microsoft, Amazon en Google besteden aanzienlijke middelen aan de fysieke en digitale beveiliging van hun datacenters. Uw gegevens genieten zo een beschermingsniveau dat weinig kmo's op eigen houtje halen.
Sterkere back-ups en continuïteit
Clouddiensten bevatten automatische back-ups en redundantie over meerdere locaties. Treffen een defect, diefstal of brand uw kantoor, dan zet u uw gegevens terug in plaats van alles te verliezen.
Waarop letten bij clouddiensten?
- AVG en locatie van de gegevens: kies bij voorkeur hosting binnen de Europese Unie en sluit een verwerkersovereenkomst met de provider.
- Gedeelde verantwoordelijkheid: de provider beschermt de infrastructuur, maar u blijft verantwoordelijk voor accounts, wachtwoorden en toegangsrechten. Schakel overal meervoudige authenticatie in.
- Kostenbeheersing: vergeten resources blijven geld kosten, dus stel vanaf de eerste dag budgetwaarschuwingen in.
- Exitstrategie: ga na hoe u uw gegevens in een standaardformaat terugkrijgt als u van leverancier verandert.
- Internetverbinding: zorg voor een betrouwbare lijn, liefst met een back-upverbinding, want uw tools zijn ervan afhankelijk.
Vijf vragen voor uw provider
- In welk land staan de datacenters die onze gegevens zullen bewaren?
- Welke beschikbaarheidsgarantie staat in het contract, en welke compensatie volgt bij een storing?
- Hoe vaak lopen de back-ups, en hoe test u het terugzetten?
- Antwoordt de support in het Nederlands of het Frans, en hoe snel?
- Hoe krijgen wij onze gegevens terug als we het contract beëindigen?
Overstappen naar clouddiensten in zes stappen
- Audit van het bestaande: servers, software, gegevens en het werkelijke gebruik.
- Keuze van provider en modellen: SaaS voor kantoortoepassingen, IaaS of PaaS voor bedrijfsapplicaties.
- Migratieplan: volgorde van de diensten, onderhoudsvensters en een terugvalplan.
- Stapsgewijze migratie: begin met een weinig kritieke dienst, zoals e-mail of het delen van bestanden.
- Opleiding van de teams: nieuwe tools, veilige gewoonten en toegangsbeheer.
- Continue optimalisatie: stem de capaciteit af op het gebruik en schrap wat u niet meer nodig heeft.
Clouddiensten met Espero-Soft
Clouddiensten zijn vandaag betaalbaar en rendabel voor bedrijven van elke omvang, op voorwaarde dat u de overstap goed voorbereidt. Espero-Soft begeleidt u van de eerste audit tot de continue optimalisatie, met een team in Brussel. Ontdek onze begeleiding bij digitale transformatie voor kmo's of vraag een audit van uw infrastructuur aan.
