Het contract: het vergeten artefact
Het contract is het artefact dat in bijna elk CRM en facturatietool ontbreekt. Opgesteld in Word, geëxporteerd naar pdf, verzonden via e-mail, manueel opgevolgd, gearchiveerd op een NAS. Elke stap is een kans om een versie of een ondertekenaar te verliezen.
We beslisten om contracten als een volwaardig productobject te behandelen.
Levende templates
Een contract begint bijna altijd met een template: NDA, mandaat, specifieke algemene voorwaarden, samenwerkingsovereenkomst. In Espero-Soft zijn templates eersteklas objecten — herbruikbaar, met versies, meertalig. Update er één, alle toekomstige contracten profiteren.
Variabelen (klantnaam, ondernemingsnummer, bedrag, datum) worden automatisch ingevuld vanuit de klant- en offertefiche.
De TipTap-editor
We kozen TipTap als WYSIWYG-editor. Hij produceert propere HTML, ondersteunt uitbreidingen (tabellen, geneste lijsten, code, citaten) en is snel genoeg zodat een dertig pagina's tellend contract vlot blijft. De geschiedenis wordt bij elke wijziging bewaard.
Pdf-rendering
Klikt u op "Genereren", dan wordt het contract via een eigen motor omgezet naar pdf met respect voor de opmaak: header met logo, voetnoot met paginering, wettelijke vermeldingen, handtekeningblok op het einde. De pdf wordt onveranderlijk opgeslagen (hash) om de integriteit bij ondertekening te garanderen.
Ondertekening en herinneringen
De ondertekenaar krijgt een e-mail in zijn taal (FR / NL / EN) met een unieke link. Zolang niet ondertekend, gaan automatische herinneringen uit op D+3 en D+7 — configureerbaar per template. Na ondertekening wordt de pdf teruggestuurd naar de uitgever en de ondertekenaar, en gearchiveerd.
Een endpoint laat ook toe om een ondertekende pdf manueel opnieuw te versturen naar een klant die hem kwijt zou zijn.
Rechten en rollen
Contracten vereisen doorgaans interne akkoorden:
- Lezer — kan bekijken, niet bewerken.
- Redacteur — kan bewerken en opslaan.
- Goedkeurder — kan "klaar om te verzenden" markeren.
- Verzender — kan de verzending naar de ondertekenaar starten.
Concrete toepassingen
- NDA's voor prospects — standaardtemplate, klik en verzenden bij eerste call.
- Mandaten — voor freelancers die laten ondertekenen vóór opstart.
- Specifieke algemene voorwaarden — voor klanten met bijzondere clausules.
- Samenwerkingsovereenkomsten — in ons eigen referral-programma.
En daarna?
Volgende bouwsteen: eIDAS-gekwalificeerde handtekening (itsme in België, gekwalificeerde certificaten in de EU). De huidige eenvoudige handtekening dekt al de meeste B2B-gevallen, maar we willen het topniveau bieden voor gereglementeerde sectoren.
