Wat Peppol concreet verandert
Vanaf 2026 moeten alle B2B-facturen tussen Belgische belastingplichtigen over het Peppol-netwerk in UBL-formaat. Voor veel bedrijven is dit de eerste keer dat ze een gestandaardiseerd uitwisselingsprotocol moeten hanteren.
Peppol is geen e-mailkanaal met een pdf in bijlage. Het is een netwerk van Access Points waar elke deelnemer identificeerbaar is (via zijn ondernemingsnummer) en waar documenten in een gestructureerd, ondertekend en getimestamped formaat reizen (UBL 2.1). De koper ontvangt geen bijlage meer om opnieuw in te typen: hij ontvangt data die rechtstreeks in zijn boekhoudsoftware stroomt.
Verzenden: één vinkje
Op elke afgesloten verkoopfactuur verschijnt een knop "Verzenden via Peppol" als de ontvanger op het netwerk is geïdentificeerd. Achter de schermen genereren we conforme UBL, sturen die naar Dokapi, die het doorstuurt naar het Access Point van de bestemmeling, en we bewaren de ontvangstbevestiging op de factuur. Als Peppol onbereikbaar is, proberen we automatisch opnieuw — zonder tussenkomst van de gebruiker.
Ingestie: de echte verrassing
Het indrukwekkendste is de ontvangst. Elk binnenkomend Peppol-document landt in Espero-Soft als een vooraf ingevulde aankoopfactuur: leverancier gematcht via ondernemingsnummer, btw-lijnen geëxtraheerd, totalen gecontroleerd. De gebruiker hoeft alleen nog te valideren — of te corrigeren voor verrijking.
Geen overtypen meer vanaf pdf. Geen typefouten in bedragen.
Adminpagina: nalezen en opnieuw afspelen
We bouwden ook een adminpagina die alle binnenkomende Peppol-documenten lijst, met hun verwerkingsstatus en eventuele fouten. Een knop "Opnieuw afspelen" herstart de ingestie van een document als iets mis liep. Alles is auditeerbaar en reproduceerbaar.
Beveiliging en traceerbaarheid
Elk binnenkomend of uitgaand document bewaart:
- zijn unieke Peppol-identificator (UUID);
- de hash van het originele UBL-bestand;
- de uitgifte- en ontvangstmoment;
- de Access Point-handtekening van Dokapi.
Bij een audit kan de geschiedenis tot op de minuut gereconstrueerd worden.
Waarom Dokapi?
Dokapi is een Peppol-gecertificeerd Access Point, geopereerd in België. Twee redenen: data-soevereiniteit (documenten verlaten de EU niet) en beschikbaarheid van support (we hebben een technisch aanspreekpunt voor randgevallen).
Peppol activeren op uw account
Activatie duurt minder dan tien minuten: voer uw Belgisch ondernemingsnummer (KBO) in bij de facturatie-instellingen, aanvaard de Peppol-registratievoorwaarden via Dokapi, en bevestig dat u gepubliceerd bent in de directory. Vanaf dan kunnen uw uitgaande facturen via Peppol worden verzonden, en landen inkomende facturen in uw aankoopjournaal.
